13 May Vacuna contra la Juntitis Aguda
Hace unos días, en junta con un cliente, me llamó la atención un “decálogo para juntas” enmarcado en la pared. A los que lo leímos nos pareció muy interesante porque tenía puntos interesantes como “reservar con anticipación”, “dejar limpia la sala”, “recordar apagar el proyector”, etc.
Ahí me di cuenta (bueno, en realidad me di cuenta mucho antes, pero aproveché esta anécdota para escribir el post) que la mayoría de las personas sufre: la Juntitis Aguda.
La Juntitis Aguda es un terrible mal crónico que afecta nuestros tiempos. Y es terriblemente contagioso: a mucha gente le encanta tener cada vez más juntas (y decir que tiene muchas juntas).
Mucho se ha escrito sobre esto, pero poco se ha hecho por combatirlo en forma práctica. Por eso me tomé la libertad de escribir lo aquí te presento: una Vacuna efectiva contra la Juntitis Aguda, mi propio decálogo para que tus juntas sean más efectivas. Varias personas que lo han aplicado me han comentado que esta vacuna resulta ser muy efectiva. Veamos de qué va:
- Necesidad
Una vez oí a un colega decir “He sobrevivido a otra junta que podría haber sido un email”… por lo que lo primero y principal es preguntarse: Es necesaria la junta? Si es así, es imprescindible que sea presencial? O se puede resolver por mail, teléfono, whatsapp o Skype? Vivimos en una ciudad como (agrega la tuya aquí:) ____________, permanentemente colapsada por el tráfico, en la que cruzar media ciudad para una junta es estresante. Hagámonos todos un favor: No malgastemos nuestro tiempo, ni el tiempo de los demás. - Puntualidad
Iniciar una reunión a tiempo es crucial, ya que no hacerlo impacta en el ánimo de los asistentes, ergo su actitud hacia la junta. No llegues tarde, más aún si eres el organizador y/o juegas de local. No hagas esperar a la gente que citaste. La impuntualidad es de mal gusto, poco profesional y demuestra poco interés en el asunto y en las personas. Si tú llegas puntual y los demás no, entonces establece una tolerancia máxima, o suspéndela y reorganízala para más adelante.
Si eres invitado, tampoco llegues tarde. El tráfico ya NO es una excusa, como mencioné en el punto 1, sabes que siempre lo hay. Sal antes y llega unos minutos antes del inicio, aprovecha y lee tus mails, responde llamadas, ve al baño. De nuevo: No llegues tarde, por favor.
Ah, un pequeño detalle: finalizar a tiempo es TAN importante como iniciar a tiempo. - Asistentes
Alguien dijo una vez que si quieres que algo no se resolviera nunca, debes formar un comité para que se junte y lo resuelva. En mi opinión, el 90% de las reuniones de más de 5 personas NO TIENEN SENTIDO. Invita a las personas esenciales a la reunión, no la llenes de gente. Que participen únicamente quienes tengan poder de decisión, si quieres escuchar otras opiniones, has reuniones previas por equipos. Pero si cometes el error de juntar a todos, ya no es una junta productiva, será un debate o peor, un discurso del jefe. Si eres jefe, piensa que tener en la junta a gente que podría estar haciendo otras cosas, le cuesta muy caro a la compañía y a los resultados que debes presentar. - Atención y Conducta
Apaga tu teléfono, o al menos ponlo en modo silencioso/vibrador. Si estás esperando una llamada importante, acláralo ANTES de iniciar la junta, así cuando te levantes no será visto una falta de respeto. De más está decir que chatear, mirar Facebook o Twitter (o peor, publicar) es inadmisible. Pero esto suele suceder cuando no se cumple el punto 3 (es decir, hay más de 5 personas). Como mínimo, a uno de los asistentes no le interesará lo que se discute. - Agenda
Nunca, nunca, pero nunca, asistas a una reunión que no tenga agenda previa. Debe quedar en claro para qué nos reunimos, qué puntos o temas trataremos, y quiénes estarán presentes. Es más, contar con la agenda de manera anticipada, permite a los asistentes prepararse y preparar material para la junta. De nada sirve que durante una reunión le pregunten algo a alguien y no sepa qué contestar o deba ir a buscar la información. Una agenda permite organizar, estructurar, agilizar, sacar provecho y buenas conclusiones y próximos pasos para ejecutar. - Duración
Una buena reunión no debería durar más de una hora, como máximo. Si tienes una agenda organizada, la gente necesaria, y todos colaboran y se escuchan entre sí, podrán decidir próximos pasos rápidamente y continuar con sus tareas. Además, es difícil mantener la concentración en una reunión durante mucho tiempo participando activamente. Si acostumbras asistir a reuniones eternas, sabes de qué hablo, la gente se empieza a distender y el efecto y resultado no es el mismo, deja de ser algo ejecutivo. - Actitud
No vayas a pelear a una reunión, ni tampoco a ganar a toda costa. Sobre todo si hay temas delicados que enfrentan opiniones o posturas y cuyo resultado afecta de manera trascendental. Podrías ir, discutir y ganar, pero una vez terminada, mucha gente saldrá enojada, frustrada y desmotivada. Piensa que una junta es parte de una negociación. Y debes saber negociar. Si no estás dispuesto a negociar, mejor envía un correo, no hagas la junta. Si decides participar, escucha a los demás, respeta sus puntos de vista y trata de aprender e intercambiar ideas. Seguramente, y si asiste la gente indicada a la junta, como resultado de lo mejor de cada aporte, las conclusiones serán altamente accionables. - Registro
Es muy práctico y deseable contar con una minuta de lo conversado y lo decidido como próximos pasos, y sus responsables, para saber qué se debe hacer y quién lo hará, y cuál será el fruto o provecho obtenido de la junta. Se debe designar de antemano quién tomará registro y cómo lo compartirá con el resto de los involucrados luego de la reunión. - Tu agenda
No tengas más de 3 reuniones por día. Tampoco las tengas en continuado. Es insano e improductivo. Aprovecha y tómate un tiempo para poder hacer bien tu trabajo. Si te invitan a más juntas, declina o propón una nueva fecha/hora. Deja pasar un rato entre junta y junta para resolver y avanzar en otros asuntos. Si te la pasas TODO el día en reuniones, algo estás haciendo mal. Tienes Juntitis Agudísima. A nadie deberían pagarle, al menos racionalmente, para estar todo el día “ocupado” en una sala de juntas. - Último pero no menos importante
Imprime este post o guárdalo en tus favoritos y reléelo de vez en cuando. Así, antes de entrar a una junta, estarás más preparado para sacarle provecho a la misma.
Mucho éxito en tus juntas. Te deseo que sean pocas y breves, pero muy fructíferas y altamente accionables.
Estoy seguro que si te vacunas hoy, empezarás a ganar productividad de manera casi inmediata. Empecemos juntos esta Campaña Mundial de Vacunación contra la Juntitis Aguda.
Ah, y por favor, no olvides vacunar a tus colegas. 😉
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NM
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